Costeo por obra para contratistas: cómo saber cuánto gana realmente cada trabajo

Qué es el costeo por obra

El costeo por obra es una forma de organizar sus libros para que cada proyecto tenga su propio estado de resultados. Cada dólar de ingreso y cada costo se asigna al trabajo que lo generó.

Sin él, todos sus trabajos se mezclan en un solo reporte de la empresa. Una remodelación de cocina rentable puede ocultar un trabajo comercial que se pasó del presupuesto, y usted solo se entera cuando el efectivo escasea.

Los costos que debe registrar en cada trabajo

Los gastos generales, como el alquiler de la oficina, los seguros y los salarios administrativos, no están ligados a un solo trabajo. Muchos contratistas asignan una parte de esos gastos a cada obra usando una tasa basada en horas de mano de obra o en costos directos, para que la ganancia refleje lo que realmente cuesta operar la empresa.

Cómo configurar el costeo por obra en sus libros

1. 1Cree un trabajo, proyecto o subcuenta de cliente para cada contrato en su software contable.
2. 2Defina códigos de costo que coincidan con su forma de presupuestar, como preparación del terreno, estructura, electricidad y acabados.
3. 3Cargue su presupuesto original como presupuesto del trabajo para comparar los costos reales con los estimados.
4. 4Asigne cada factura, recibo y cargo de tarjeta a un trabajo y código de costo al registrarlo, no a fin de mes.
5. 5Pida a sus cuadrillas que registren el tiempo por trabajo y conecte las hojas de horas con la nómina para que la mano de obra llegue al proyecto correcto.
6. 6Registre las órdenes de cambio en cuanto se aprueben, actualizando tanto el valor del contrato como el presupuesto.

QuickBooks Online Plus y Advanced, Xero y las plataformas especializadas en construcción permiten el seguimiento por proyecto. El software importa menos que el hábito de asignar cada transacción a un trabajo.

Cómo leer sus reportes de costos por obra

Revise cada mes un reporte de rentabilidad de cada trabajo abierto. En cada uno, compare tres cosas: el monto del contrato, el costo estimado y el costo real a la fecha.

• +Porcentaje de avance. Divida los costos a la fecha entre el costo total estimado para ver qué tan avanzado está el trabajo en términos financieros.
• +Facturación adelantada o atrasada. Compare lo que ha facturado con lo que ha ganado según el porcentaje de avance. Facturar muy por delante o muy por detrás afecta el efectivo y la forma en que los prestamistas ven la empresa.
• +Variación por categoría de costo. Si la mano de obra va en el 80 por ciento del presupuesto pero el trabajo solo está a la mitad, ya sabe dónde buscar.

Esas mismas cifras alimentan el reporte de obras en proceso (WIP), el que las afianzadoras y los prestamistas suelen pedir para evaluar los trabajos abiertos.

Errores comunes en el costeo por obra

• +Asignar costos a una cuenta general de "materiales" o "suministros de obra" en lugar de a un trabajo específico.
• +Dejar fuera la carga laboral, como los impuestos de nómina y la compensación laboral.
• +Olvidar actualizar el presupuesto cuando se aprueban órdenes de cambio.
• +Esperar a que el trabajo cierre para revisar los costos, cuando ya no se puede cambiar nada.
• +Comprar materiales para varias obras en un solo recibo y nunca dividir el costo.

Cómo convertir los costos por obra en mejores presupuestos

Cuando un trabajo cierra, compare los costos finales con el presupuesto original por código de costo. Los patrones aparecen rápido: quizás la mano de obra de estructura siempre se alarga, o cierto tipo de trabajo nunca alcanza su margen.

Llevar esos datos reales a sus presupuestos es la forma en que los contratistas mejoran sus márgenes sin simplemente subir los precios. Cotiza con números reales en lugar de reglas generales.