Puntos clave
- Las cuentas conciliadas son la base. Todos los demás pasos dependen de que los saldos bancarios y de tarjetas coincidan con sus estados de cuenta.
- Reúna los nombres, direcciones y números fiscales de sus contratistas antes de enero para enviar a tiempo las declaraciones informativas.
- Una prórroga le da más tiempo para presentar la declaración, no más tiempo para pagar.
- Unos libros limpios y ordenados suelen reducir lo que su CPA cobra por preparar los impuestos.
Por qué la preparación de impuestos empieza con sus libros
Su declaración de impuestos se construye a partir de su contabilidad. Si faltan transacciones, están mal clasificadas o duplicadas, su CPA tendrá que dedicar horas facturables a corregirlas o presentará con cifras que no reflejan lo que realmente ocurrió. Ambas cosas le cuestan dinero.
La razón más común por la que las pequeñas empresas corren en marzo es que los libros no se tocaron en meses. Trabajar esta lista en octubre o noviembre deja tiempo para conseguir estados de cuenta y recibos faltantes mientras todavía son fáciles de encontrar.
La lista de verificación contable de fin de año
- Concilie todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito hasta el 31 de diciembre. El saldo final en sus libros debe coincidir exactamente con cada estado de cuenta.
- Concilie los saldos de préstamos y líneas de crédito, y divida cada pago entre capital e intereses. Solo los intereses son un gasto.
- Vacíe las cuentas "sin clasificar" y "preguntar a mi contador" para que cada transacción tenga una categoría real.
- Separe los gastos personales que pasaron por las cuentas del negocio y regístrelos como retiro o distribución del dueño, no como gasto.
- Revise las cuentas por cobrar. Dé seguimiento a las facturas antiguas e identifique las que nunca se cobrarán.
- Revise las cuentas por pagar para que las facturas pendientes al cierre del año queden registradas en el año correcto.
- Compare los reportes de nómina con sus libros, incluidos salarios, impuestos patronales y beneficios.
- Haga una lista de las compras grandes, como equipos, vehículos y computadoras, con fechas y montos, para que su CPA decida cómo depreciarlas.
- Confirme que el impuesto sobre las ventas cobrado en sus libros coincide con las declaraciones que presentó.
- Genere un estado de resultados y un balance general del año completo y busque cualquier cifra que no cuadre en comparación con el año anterior.
Contratistas y declaraciones informativas
Si pagó a contratistas independientes durante el año, es posible que deba enviarles un Formulario 1099-NEC y presentar una copia ante el IRS. El plazo vence el 31 de enero, así que los datos deben reunirse antes de las fiestas, no después.
- Pida un Formulario W-9 a cada contratista antes de pagarle. Le da su nombre legal, dirección y número de identificación fiscal.
- Sume lo que le pagó a cada contratista durante el año y compárelo con el umbral de reporte vigente del IRS.
- Los pagos hechos con tarjeta de crédito o por una aplicación de pagos generalmente los reporta la compañía de la tarjeta o la aplicación, no usted. Manténgalos separados en sus registros.
Fechas límite federales clave para empresas con año calendario
| Fecha | Qué se presenta |
|---|---|
| 31 de enero | Formularios W-2 a empleados y 1099-NEC a contratistas, más las copias presentadas ante el gobierno |
| 15 de marzo | Declaraciones de sociedades (Formulario 1065) y de corporaciones S (Formulario 1120-S) |
| 15 de abril | Declaraciones de corporaciones C (Formulario 1120) e individuales, incluidos los dueños únicos que presentan el Anexo C |
Cuando una fecha límite cae en fin de semana o feriado federal, pasa al siguiente día hábil. Las fechas estatales y las de pagos de impuestos estimados varían, así que confirme el calendario completo con su CPA.
Qué enviarle a su CPA
- Estado de resultados y balance general de fin de año
- Estados de cuenta de diciembre de todas las cuentas bancarias, de tarjetas y de préstamos
- Reportes de nómina de fin de año y copias de los W-2 y 1099 que emitió
- Una lista de compras de activos fijos y de cualquier activo que haya vendido o dado de baja
- Documentos de cualquier financiamiento nuevo obtenido durante el año
- La declaración del año anterior si su CPA no la preparó
Unos libros ordenados hacen más que evitar errores. Permiten que su CPA dedique su tiempo a la planificación y las deducciones en lugar de a la limpieza, lo que suele bajar el costo de preparar los impuestos.
Si lleva meses de atraso
Si los libros no se han actualizado en un tiempo, empiece por el mes más antiguo y avance un mes a la vez, conciliando sobre la marcha. Intentar arreglar todo el año de una vez es la forma en que se pierden transacciones.
Para eso existe la contabilidad atrasada. Un proyecto de puesta al día reconstruye los meses faltantes a partir de sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas para que su CPA reciba un año completo y conciliado.
Esta guía es información general, no asesoría fiscal ni legal. Las reglas y los umbrales cambian, así que confirme los detalles de su caso con su CPA. FirstFruits Financial mantiene los libros precisos y listos para los impuestos y trabaja junto a su CPA.